Η νέα κανονικότητα της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας

By | January 19, 2024

Ο Tali Rapaport είναι συνιδρυτής του Ντίσκο.

Οι προσδοκίες των ανθρώπων σχετικά με την επαγγελματική επικοινωνία έχουν αλλάξει. Και επειδή αυτές οι αλλαγές έγιναν τόσο γρήγορα, ορισμένοι ηγέτες δεν το έχουν προσέξει και ορισμένοι οργανισμοί υστερούν.

Οι εργοδότες πρέπει να επικοινωνούν πιο χαλαρά και γρήγορα με τους υπαλλήλους τους και τους υποψηφίους εργασίας για να ξεπεράσουν τους περισπασμούς του σημερινού θορυβώδους χώρου εργασίας – και ίσως με πιο ανθρώπινους τρόπους που υπενθυμίζουν στους εργαζόμενους ότι συνεργάζονται με μια ομάδα ανθρώπων και όχι με έναν απομακρυσμένο οργανισμό. Για να βελτιώσουν την ικανότητά τους να προσελκύουν και να διατηρούν τους υπαλλήλους τους, οι εργοδότες πρέπει να αντιμετωπίσουν αυτό το νέο κανονικό επαναπροσδιορίζοντας την επικοινωνία.

Οι τρεις αιτίες αλλαγής των τάσεων της επικοινωνίας

Πιστεύω ότι τρεις αιτίες κρύβονται πίσω από τις αλλαγές στις σημερινές επικοινωνιακές τάσεις.

Πρώτον, υπάρχει η πραγματικότητα ότι πολλοί άνθρωποι έχουν αυτήν τη στιγμή λιγότερη πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση και επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο με τους συναδέλφους τους από ό,τι πριν από την πανδημία, λόγω της αύξησης της εξ αποστάσεως εργασίας. Αντίθετα, συχνά επικοινωνούν ασύγχρονα με τους συναδέλφους τους, μερικές φορές σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Οι εργοδότες θα πρέπει να σταματήσουν και να σκεφτούν τι σημαίνει αυτή η αλλαγή για τον χώρο εργασίας. Ενώ ένας προσωπικός χώρος εργασίας σημαίνει ότι οι άνθρωποι παρακολουθούν συναντήσεις με άλλους για μεγάλο μέρος της ημέρας, τώρα αυτές οι ίδιες συνομιλίες γίνονται εξ αποστάσεως. Και ακόμη και όπου η εργασία εξακολουθεί να γίνεται αυτοπροσώπως, η έναρξη της διαδικασίας συνέντευξης γίνεται τώρα συχνά εξ αποστάσεως. Οι πληροφορίες που διαφορετικά θα ανταλλάσσονταν αυτοπροσώπως παραδίδονται εικονικά – και οι άνθρωποι δυσκολεύονται να δώσουν προσοχή. Η έρευνα δείχνει ότι, κατά μέσο όρο, το εύρος προσοχής σε μια οθόνη είναι τώρα περίπου 47 δευτερόλεπτα. Σκεφτείτε τον αντίκτυπο που έχει η μειωμένη έκταση προσοχής στις εικονικές συνεντεύξεις και τις εσωτερικές συναντήσεις.

Στη συνέχεια, τα τελευταία χρόνια έχει αυξηθεί η χρήση κινητών συσκευών. Εξετάστε τα δεδομένα του 2021 από το Pew Research Center, το οποίο διαπίστωσε ότι το 85% των Αμερικανών κατέχουν smartphone. Ορισμένοι επαγγελματίες χρησιμοποιούν σε μεγάλο βαθμό τις φορητές συσκευές τους για εργασιακούς σκοπούς. Για παράδειγμα, σύμφωνα με μια ανασκόπηση πολλών μελετών, οι νοσηλευτές «βλέπουν τα προσωπικά smartphone ως μια αποτελεσματική μέθοδο για τη συλλογή πληροφοριών υγειονομικής περίθαλψης και την επικοινωνία με την ομάδα υγειονομικής περίθαλψης» – και τα χρησιμοποιούν επίσης για προσωπικούς λόγους στην εργασία. Αλλά με τα smartphone έρχονται και οι περισπασμοί. Υπάρχει πολύ περιεχόμενο που ανταγωνίζεται για την προσοχή των ανθρώπων στα smartphone, μακριά από την επίβλεψη των εργοδοτών.

Τέλος, υπάρχει η αστάθεια στην αγορά εργασίας που έχει προκαλέσει η πανδημία Covid-19, αφήνοντας πολλούς εργαζόμενους σε δύσκολη κατάσταση και αβέβαιο για το μέλλον τους. Σήμερα, άλλοι παράγοντες, όπως λιγότερες προσφορές εργασίας σε ορισμένους τομείς και η αύξηση του γηράσκοντος εργατικού δυναμικού, θα μπορούσαν να επιφέρουν μεγαλύτερη αστάθεια στην αγορά εργασίας. Ορισμένοι εργοδότες μπορεί να βρεθούν οι ίδιοι σε μια άβολη θέση. μια έκθεση της Korn Ferry ανέφερε ότι «μέχρι το 2030, περισσότερες από 85 εκατομμύρια θέσεις εργασίας θα μπορούσαν να μείνουν ακάλυπτες επειδή δεν υπάρχουν αρκετοί ικανοί άνθρωποι για να τις καλύψουν».

Τι θέλουν οι σημερινοί εργαζόμενοι από τους εργοδότες όσον αφορά την επικοινωνία

Όλο και περισσότερο, οι άνθρωποι βασίζονται στα τηλέφωνά τους. Η κινητή επικοινωνία, με πολλούς τρόπους, έχει προτεραιότητα έναντι άλλων μορφών επικοινωνίας. Έχω δει ότι οι σημερινοί υποψήφιοι και οι εργαζόμενοι έχουν τρεις νέες προσδοκίες όσον αφορά την επικοινωνία από τους εργοδότες. Πρώτον, θέλουν οι εργοδότες να επικοινωνούν μαζί τους χρησιμοποιώντας ανθρώπινη, εύκολα κατανοητή γλώσσα. Δεύτερον, θέλουν αυτή την επικοινωνία στα τηλέφωνά τους. Τρίτον, θέλουν πολλές υπενθυμίσεις για σημαντικά γεγονότα που σχετίζονται με την εργασία, όπως συνεντεύξεις, στα τηλέφωνά τους.

Εάν οι εργοδότες θέλουν μια αφοσιωμένη ομάδα υποψηφίων και υπαρχόντων εργαζομένων, πρέπει να τους συναντήσουν όπου βρίσκονται – τηλεφωνικά. Σύμφωνα με έρευνα των CHROs από το The Conference Board, το 56% θεώρησε την «προσέλκυση και διατήρηση εργαζομένων» ως προτεραιότητα το 2024. Επιπλέον, το 80% είπε ότι η στρατηγική τους για τα ταλέντα «αποτελεί σε συντριπτική πλειοψηφία τη διατήρηση των υπαρχόντων εργαζομένων». Οι εταιρείες που ενεργούν τώρα για να εφαρμόσουν πρακτικές επικοινωνιών φιλικών προς τις κινητές συσκευές θα είναι σε καλύτερη θέση να αντιμετωπίσουν τις ελλείψεις προσωπικού με ποιοτικό ταλέντο και να μειώσουν την απώλεια ταλαντούχων εργαζομένων. Μια εταιρεία που δεν επικοινωνεί με τρόπο που να έχει καλή απήχηση με το εργατικό δυναμικό θα μείνει πίσω από έναν ανταγωνιστή που έχει.

Η νέα κανονικότητα της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας: Βήματα που μπορούν να κάνουν οι εργοδότες

Οι ηγέτες επιχειρήσεων μπορούν να ηγηθούν της νέας κανονικότητας της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας, κάνοντας πολλά βήματα που αντιμετωπίζουν τις τάσεις που ανέφερα παραπάνω.

Οι άνθρωποι που ξεφυλλίζουν διαφημίσεις εργασίας, οδηγίες εργασιών και άλλα θέματα σχετικά με την εργασία στα τηλέφωνά τους αναζητούν συντομία και ανθρώπινη, κατανοητή γλώσσα. Είτε διαβάζουν ένα σημείωμα από το HR είτε από έναν υπεύθυνο προσλήψεων, θέλουν να είναι σύντομο και επίκαιρο. Στο μέτρο του δυνατού, οι εργοδότες θα πρέπει να αποφεύγουν την επίσημη επικοινωνία γραμμένη σε νομική γλώσσα και αντ ‘αυτού να δημιουργούν περιεχόμενο που είναι περιεκτικό και συνομιλητικό. Επιπλέον, οι εργοδότες θα πρέπει περιοδικά να ζητούν από τους υποψηφίους και τους εργαζόμενους σχόλια για να έχουν μια ιδέα για το πώς λαμβάνεται η επικοινωνία τους.

Οι εργοδότες θα πρέπει επίσης να επωφεληθούν από την τεχνολογία που τους επιτρέπει να επικοινωνούν πιο εύκολα με τους υποψηφίους και τους υπαλλήλους τους μέσω κινητών συσκευών, συμπεριλαμβανομένων λύσεων λογισμικού που επιτρέπουν την ανταλλαγή μηνυμάτων SMS. Πολλές εταιρείες (ειδικά οι εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου) στέλνουν μηνύματα στους πελάτες τους, αλλά δεν κάνουν το ίδιο για τους υποψηφίους και τους υπαλλήλους. Από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έως τη συνομιλία, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσεγγίσετε τους υπαλλήλους σήμερα, αλλά η αποστολή γραπτών μηνυμάτων για σύντομες, έγκαιρες επικοινωνίες θα πρέπει να είναι ο κανόνας.

Ένας πολύ καλός τρόπος για να σκεφτούμε πότε να χρησιμοποιήσουμε μηνύματα είναι να δούμε την προσωπική μας ζωή. Όταν χρειάζεται να κυνηγήσουμε έναν γονέα ή ένα παιδί για δείπνο κάποια στιγμή, σπάνια χρησιμοποιούμε email. Αντίθετα, αυτό το μέσο προορίζεται για μεγαλύτερα και λιγότερο έγκαιρα μηνύματα. Ο ίδιος παράλληλος έχει μετακινηθεί και στον χώρο εργασίας. Όταν θέλουμε οι άνθρωποι να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη ώρα και τόπο, το email συχνά δεν είναι η σωστή απάντηση.

Επιπλέον, σε έναν κόσμο γεμάτο περισπασμούς, ένα μήνυμα συχνά δεν είναι αρκετό. Οι εργοδότες πρέπει να στέλνουν πολλές υπενθυμίσεις για σημαντικά εργασιακά θέματα, όπως συνεντεύξεις και εκπαιδευτικές συνεδρίες. Σκεφτείτε το εξής: μια μελέτη που δημοσιεύθηκε το 2019 διαπίστωσε ότι «σε προγράμματα γραμματισμού και αριθμητικής ενηλίκων που χρηματοδοτούνται από την κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου», η αξιοποίηση των υπενθυμίσεων γραπτών μηνυμάτων είχε ως αποτέλεσμα «19% αύξηση στα ποσοστά συμμετοχής». Έχουμε δει παρόμοια αποτελέσματα όταν οι πελάτες μας χρησιμοποιούν την πλατφόρμα μας για υπενθυμίσεις αυτόματης στρατολόγησης.

Τηρώντας τα νέα πρότυπα επικοινωνίας που περιμένουν οι άνθρωποι, οι εργοδότες μπορούν να μειώσουν τα εμπόδια επικοινωνίας – και να επιτύχουν καλύτερα αποτελέσματα για όλα τα μέρη στο χώρο εργασίας.


Το Τεχνολογικό Συμβούλιο Forbes είναι μια κοινότητα μόνο με πρόσκληση για CIO, CTO και στελέχη τεχνολογίας παγκόσμιας κλάσης. Είμαι κατάλληλος;


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *